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From time-zone converters to idea generators, there are many options for remote workers that can increase a team’s productivity, efficiency and even happiness. Tech expert James Day reports
Comment gérer une équipe si elle n’est pas là ? Voici l’un des problèmes posés par l’essor du télétravail. Heureusement, il existe un nouveau style de gestion en ligne, qui permet d’exploiter pleinement le potentiel de chaque équipe, comme le montrent ces cinq plates-formes de gestion à distance.
1. Box
Qu’est-ce que c’est ? Box est la version orientée métier de Dropbox, Google Drive et Microsoft OneDrive, offrant un échange sécurisé et centralisé en ligne des documents, dans un seul endroit. Bien que la plupart offrent un stockage cloud chiffré, Box possède également quelques fonctionnalités intelligentes qui lui sont propres.
À quoi sert-elle ? N’étant pas liée à Google ni à Microsoft, elle traitera tous les types de fichiers que vous enverrez à votre équipe, afin que vous puissiez travailler ensemble en temps réel sans quitter la plate-forme qui, ironiquement, inclut les intégrations Google Docs et Office 365.
Vous pouvez revenir aux versions précédentes, retrouver des fichiers enfouis grâce à une recherche par mots-clés basée sur des métadonnées et, en cas de perte ou de vol d’un appareil mobile, la déconnexion à distance et la suppression des données permettent aux marques mondiales telles que Toyota, General Electric et LinkedIn, utilisant toutes la plate-forme, d’avoir l’esprit tranquille.
Downsides? ProdPad’s functionalities are not always as intuitive as they could be, potentially leaving you overwhelmed and finding it hard to navigate.
Devriez-vous l’utiliser ?
Box est idéale pour les entreprises à la recherche d’une plate-forme de stockage cloud sécurisée conçue spécialement pour les professionnels.
2. Asana
Qu’est-ce que c’est ? Conçue pour suivre l’avancement des projets, Asana se concentre sur la gestion du travail. Tandis que les messageries d’entreprise simplifient la communication et que des services tels que Box aident les employés à collaborer, Asana vérifie que votre équipe est à jour, quels que soient le lieu et le fuseau horaire.
À quoi sert-elle ? L’application fonctionne en ajoutant des tâches, des équipes et des délais pour que tout le monde sache qui fait quoi et quand. C’est aussi volontairement coloré, simple et amusant pour que le personnel ne soit pas stressé. « Notre rôle est d’aider les dirigeants à comprendre où porter leur attention pour être le plus utile et ce sur quoi se concentrer », a déclaré Dustin Moskovitz, PDG d’Asana et co-fondateur de Facebook, à TechCrunch.
D’une valeur de 1,5 milliard de dollars, l’application se dote de fonctions d’intelligence artificielle, qui anticipent ce que les utilisateurs doivent voir en premier et classent les tâches par ordre de priorité, en fonction des comportements antérieurs. La National Gallery de Londres, le géant britannique des supermarchés Tesco, Sony Music et Uber qui l’utilise pour gérer ses expansions dans de nouvelles villes.
Les inconvénients ? Le grand rival d’Asana dans cet espace est Trello et, alors que la première est beaucoup plus riche en fonctionnalités quand il s’agit d’offres payantes, l’offre gratuite de Trello est le meilleur choix si vous cherchez la simplicité.
Devriez-vous l’utiliser ? Asana s’adresse aux entreprises qui cherchent à s’organiser de manière ascendante, elle convient donc aux petites entreprises ou aux petites équipes au sein de grandes entreprises.
3. ProdPad
Qu’est-ce que c’est ? La gestion des produits nécessite plus qu’une feuille de route bien conçue et ProdPad le sait. La plate-forme remplit cette feuille de route avec des contributions inspirantes venant de vous, de votre équipe et même de vos clients.
À quoi sert-elle ? Un panneau de commande clair et concis affiche les tâches actuelles, à court terme et à venir, tandis que de nouvelles idées sont présentées à la volée. Ainsi, tout le monde jusqu’aux parties prenantes voit ce que vous prévoyez et comment vous allez faire, en supprimant les appels, les e-mails et les réunions inutiles.
ProdPad appelle cela la « gestion des idées » et, en plus de permettre aux employés de voter, de commenter et de soumettre leurs idées (accrochez-vous), vous pouvez recueillir les réactions des clients à l’extérieur de l’organisation, vous savez, les personnes qui achètent réellement vos produits.
Les inconvénients ? Le système de commentaires clients de ProdPad peut donner l’impression d’ouvrir la boîte de Pandore. Il y aura inévitablement beaucoup de bruit, ce qui peut potentiellement vous submerger et vous donner l’impression d’avoir du mal à suivre.
Devriez-vous l’utiliser ? Si c’est le cas, vous serez en bonne compagnie : Bose, Siemens, HP et Telefonica utilisent tous cet outil pour l’engagement des équipes et la génération d’idées.
4. FIO
What is it? FIO is a time-zone tackler, making it easier to schedule meetings and work collaboratively with a global workforce, or keep in touch with family and beat jet lag if you’re travelling.
À quoi sert-elle ? Cette extension Google Chrome gratuite ou version Web alternative, vous demande de saisir plusieurs emplacements, y compris le vôtre, puis de leur attribuer une couleur qui change en fonction de l’heure qu’il est. Elle signale même les jours fériés nationaux et les changements d’heure.
FIO adds an easy tab to web browsers to refer back to when you’re working and offers a timely reminder of where you are and what time it is, so you don’t call clients – or your partner – at two in the morning.
Downsides? As FIO only works with a web browser, it means you’ll always need to have Chrome open to see it when sometimes a glance at your smartphone could suffice.
Devriez-vous l’utiliser ? C’est une solution simple pour éviter l’embarras et vous assurer que vous maximisez les occasions de parler à vos collègues, lorsque vous êtes tous réveillés.
5. HappyMeter
What is it? HappyMeter is an anonymous weekly happiness meter checking in on staff to drive better results. A free trial exists for those who want to give it a go.
What does it do? According to the Mental Health Foundation, poor mental health is the leading cause of staff sick days in the UK, costing employers £2.4bn per year. But how do you tell if your team is troubled if it’s not workplace-based? With HappyMeter, employees receive a Thursday email with 24 hours to express their feelings, and the team leader receives a Friday report with suggested actions for improving morale. Its creators claim a 90 per cent participation rate, with users including the UK’s National Health Service.
Les inconvénients ? Les rapports du vendredi risquent de vous ajouter une pression supplémentaire avant le week-end. Demandez-vous si vous pouvez faire face à l’anxiété potentielle et si attendre jusqu’à lundi pour agir fonctionnera.
Devriez-vous l’utiliser ? C’est un excellent moyen de réduire les congés maladie, d’accroître la productivité et d’améliorer le moral.
James Day est rédacteur du magazine Stuff, producteur associé de The Gadget Show et spécialiste technologie du magazine de design et d’architecture Enki
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